Multitasking és kontextusváltás – a koncentráció vége

A sok tennivalóból adódó kontextusváltás, vagyis amikor feladatok vagy projektek között ugrálunk, hatással van a termelékenységre, a koncentrációra és a boldogságunkra.

A munkanapjaink egyre inkább töredezetté válnak. Vannak állandóan bekapcsolt eszközeink, mint a mobiltelefonunk, a szociális média, és egyéb mindig elérhető zavaró tényezők. Így ritkán van 20 percnél több valódi és folyamatos koncentrációnk. Nem tudjuk a legjobb munkánkat végezni, ha a figyelmünk 10 megnyitott alkalmazás, 20 folyamatban lévő beszélgetés és utcahossznyi teendőlista között oszlik meg.

Kontextusváltás, feladatváltás, multitasking... akárhogy is nevezzük ezeket a viselkedésformákat, hihetetlenül megterhelőek a már amúgy is túlterhelt agyunknak. Bár egy rövid máshova figyelés talán csekélynek tűnik, az összpontosításra gyakorolt hatása elképesztő. Egyes kutatók szerint egy feladatok közti váltás a termelékenység 20%-át emészti fel, így feladatonként már csak 40% produktivitás marad. Ha három feladat közötti váltunk, a produktív idő 20%-a jut az egyes feladatokra, és 40% vész el a kontextusváltás miatt. Egy ismerősöm mesélte a saját esetét, egy banki biztosítás értékesítési munkáról. Mindig ő nyerte a havi legtöbbet teljesítő kolléga címet, mivel neki nem volt Facebookja… Bár nem dolgozott gyorsan, de csak azzal foglalkozott, ami a munkája volt. Még akkor is megnyerte a havi versenyt, amikor 2 hétig beteg volt, és csak feleannyit tudott dolgozni.

Mit tehetünk a hatékonyabb munkavégzésért?

A kontextusváltás helyett a tartós figyelemre tervezett időbeosztás néhány egyszerű szabályt követ:

- Nagy mennyiségű, koncentrált idő szükséges a fontosabb projektekhez.

- Reális időt kell szánni az e-mailekre, megbeszélésekre és adminisztrációra.

- Tervezés, hogy rangsorolni tudjuk az értelmes és lényeges munkát.

- Tematizált napok a különböző feladatok közötti átállás csökkentésére.

Egy módja a tematizált nap kialakításának, hogy meghatározott témák köré szervezzük a teendőinket, például „admin kedd” vagy „pénzügyi péntek”. A legjobb, ha a szabadnapok teljesen elkülönülnek az üzleti tevékenységektől. A fókusznapokat a legfontosabb munkával töltjük. És az átmeneti napokat a tervezésre, adminisztrációra és hasonlókra szánjuk.

Ahogy az időnket is strukturáljuk, úgy a munkakörnyezetben lévő zavaró tényezőket is ki kell szűrni. Például a telefonunkat egy másik szobába tesszük, bezárjuk a cseteket és e-maileket.

Szabaduljunk meg a befejezetlenségektől, amelyek versengenek a figyelmünkért. A legzavaróbb dolgok a megválaszolatlan e-mailek vagy a tűzoltás lehetnek. Ezek lefoglalják a hatékony koncentráció nagyrészét, mint ahogy a számítógép munkamemóriája is látványosan lassul sok megnyitott feladat mellett.

Bár a mély fókusz fontos eszköz az állandó feladatváltás elleni küzdelemben, a túl sokáig fókuszált állapotban töltött idő valójában visszafelé sülhet el.

A szokásos ebéd- és kávészünetek mellett, használhatunk tudatos szüneteket is, hogy gyorsan fókuszba kerüljünk.

Pár ötlet:

- Használjunk légzőgyakorlatok: néhány percig nyugtassuk meg magunkat egy orron be- és orron kilégzéssel, a következő ütemezéssel: belégzés 2 másodperc, belégzés utáni légzésszünet 1 másodperc, kilégzés 4 másodperc, kilégzés utáni légzésszünet 2 másodperc.

Haladóbbak fokozhatják a 4:4:4:4 másodperces arányig az előző négy fázist.

- Nyújtózkodás, torna, vagy egy gyors séta is segít a rövid szünetekben az átálláshoz. Különösen a mellkast és a hastájékot „kinyitó” mozdulatok.

- A villám meditáció gyorsan nyugalmat és koncentráltságot hoz, és az egyes feladatok közti váltást segíti.

A befejezetlen feladatokat hazavinni fölösleges és további kimerülést hoz. A lezárás minden részfeladat után fontos, de egy nagyobb blokk, pl. egy nap végén is. Ekkor „kimosakszunk” az addigi tevékenységből, és amunkát követő egyéb dolgokat beengedjük a tudatunkba. A lezárás folyamata magában foglalja az örömöt, és hálát, amit az addigi feladatok teljesítése okán érzünk, és ezt megfűszerezhetjük egy kis ünnepléssel, ami segít az addigiakat elengedni. Így kerül a nap végleg a helyére.

A multitasking egy mítosz. És az egyetlen módja annak, hogy kevesebb idő alatt többet tegyünk, ha egyszerre csak egyre koncentrálunk.